4 étapes pour migrer votre entreprise vers un flux de travail numérique

Si votre entreprise peine à accomplir efficacement ses tâches et ses objectifs, vous n’êtes pas seul: les entreprises perdent en moyenne 20 à 30% de leurs revenus annuels en raison de l’inefficacité de leurs processus de travail. Pendant longtemps, les flux de travail physiques ont été la solution optimale pour de nombreuses entreprises, car ils ont aidé les membres de l’équipe à organiser, standardiser et communiquer chaque étape du processus pour terminer leurs tâches. En fait, de nombreuses organisations utilisent encore des workflows manuels en documentant les opérations de workflow sur les papiers et les formulaires.
Cependant, la technologie commerciale émergente qui cherche à combler cet écart d’inefficacité de 20 à 30% soulève la question: existe-t-il un moyen d’accomplir un travail plus simple, sûr et, finalement, plus efficace? Une réponse pour beaucoup est un processus de flux de travail numérique.

Pourquoi numériser votre flux de travail?
Pour les entreprises qui ont déjà un système en place pour terminer leur travail, le passage des flux de travail à une plate-forme numérique peut sembler une transition longue et écrasante. Les petites entreprises, où les tâches sont exécutées par un nombre limité de personnes, peuvent également avoir du mal à voir les avantages que les nouveaux systèmes numériques peuvent offrir. Mais lorsqu’ils sont correctement mis en œuvre, les points positifs l’emportent de loin sur les éventuels points négatifs.
Les workflows numérisés fournissent un emplacement central pour stocker toutes les données nécessaires à l’exécution des missions, tandis que les systèmes manuels analysent souvent ces informations entre les documents papier, les feuilles de calcul et les e-mails. La collecte et l’organisation de ces informations ne sont plus un problème si elles sont numérisées sur un disque facile à localiser sur votre ordinateur. Une fois ces informations enregistrées dans votre flux de travail numérique, vous n’aurez plus besoin de les copier ou de les dupliquer pour terminer votre travail, ce qui peut vous aider à rationaliser vos processus de travail.

Les flux de travail physiques laissent souvent une trace papier, ce qui signifie que vous devrez investir dans un espace de stockage de documents, qui mange de la place dans votre bureau et nécessite une destruction sensible des documents pour assurer la sécurité. À l’inverse, les systèmes de flux de travail numériques vous aident à stocker plus efficacement les informations afin qu’elles soient consultables et faciles à localiser sans compromettre la documentation confidentielle de l’entreprise. Cela est particulièrement utile pour les équipes de recrutement et de ressources humaines de votre organisation, qui ont tendance à travailler quotidiennement avec des informations sensibles sur les employés.

La différence la plus percutante entre les flux de travail physiques et numériques est peut-être la possibilité d’automatiser avec certains outils en ligne, tels que la gestion des processus métier ou les MPM. L’automatisation permet d’alléger la charge de travail de vos équipes en effectuant des tâches répétitives ou monotones, ce qui donne à chacun plus de temps dans ses journées de travail pour résoudre tous les problèmes ou projets de haut niveau. L’automatisation du flux de travail réduit par la suite la quantité d’erreurs humaines potentielles, car vos équipes n’auront plus besoin de remplir manuellement les informations répétées nécessaires pour continuer dans le flux de travail.

Attentes à l’égard des flux de travail numériques
Les flux de travail numérisés peuvent augmenter et améliorent souvent l’efficacité et la productivité de votre entreprise, mais il est important de se rappeler de traiter votre flux de travail numérique comme tout autre outil professionnel. Ci-dessous, nous avons partagé un plan en 4 étapes pour vous aider à migrer correctement vos flux de travail vers des systèmes numériques.

Étape 1: effectuer un audit de workflow des structures existantes
La première étape de toute transformation numérique pour votre organisation devrait être d’évaluer les systèmes manuels que vous utilisez actuellement et les moyens de les améliorer. Il est probable que vous n’aurez pas les ressources ou la bande passante humaine pour exécuter une migration à l’échelle de l’entreprise vers des flux de travail numériques. De plus, obtenir l’adhésion de la haute direction sera plus facile après avoir prouvé une fois son efficacité. Une fois que votre suite de leadership aura reconnu le potentiel des flux de travail numériques, vous aurez beaucoup plus de facilité à mettre en œuvre cet outil dans tous les départements et équipes.
Un audit de workflow est la première étape du processus de transformation numérique car il vous permet d’examiner quels sont vos workflows les plus inefficaces (et donc les plus nécessitant une mise à jour). Les audits de workflow vous aident également à découvrir à la fois comment ces systèmes de travail inefficaces peuvent être améliorés et les points spécifiques où la numérisation pourrait optimiser les workflows manuels en question.
Pour vous aider dans votre audit de workflow, voici quelques indicateurs spécifiques pour vous aider à mettre en évidence les processus qui pourraient le plus bénéficier d’une migration numérique:

Le workflow nécessite une saisie manuelle des données.
Le workflow est répétitif.
Le flux de travail nécessite des signatures ou l’approbation de plusieurs services.
Le workflow doit être partagé et mis à jour entre un grand nombre de personnes.
Le flux de travail nécessite l’assistance du personnel distant ou hors site.
Le flux de travail implique des calculs manuels.
Le flux de travail est souvent terminé de manière incorrecte en raison d’une erreur humaine.
Le flux de travail et ses nombreuses étapes sont difficiles à suivre, à reproduire ou à signaler.

 

Étape 2: Commencez avec un flux de travail cible
Une fois que vous avez décidé quels flux de travail sont prioritaires, limitez-vous à celui qui pourrait le plus utiliser une amélioration numérique. Si vous n’avez pas travaillé directement dans ce système, il peut être prudent de rencontrer les personnes associées à chaque tâche pour découvrir comment votre équipe termine son travail. En règle générale, les meilleurs workflows à choisir au départ sont ceux qui ne sont pas techniquement complexes, car ils peuvent nécessiter des ressources externes supplémentaires telles que l’ingénierie logicielle.
Enfin, avant de numériser, collectez des données sur la quantité de temps et de ressources, ou d’entrée, sont nécessaires pour terminer la tâche, ou la sortie, pour calculer comment le flux de travail affecte la productivité du travail. De nombreux flux de travail numériques incluent des outils d’analyse intégrés, que vous pouvez utiliser pour comparer à quel point cette tâche particulière est devenue plus efficace.

Étape 3: intégrer les outils de communication
Au cours du processus de numérisation, une complication que votre entreprise pourrait rencontrer est un manque de cohésion si d’autres secteurs de l’entreprise ne sont pas respectueux de la technologie. Évidemment, pour commencer à utiliser un flux de travail numérique, vous avez besoin d’un outil conçu pour fournir ce service. Le logiciel de workflow est souvent livré avec une variété de fonctionnalités et d’avantages pour vous aider à trouver une solution adaptée à votre taille et à votre secteur d’activité.
L’association de votre logiciel de gestion des flux de travail avec un outil de communications unifiées basé sur le cloud n’est qu’un exemple de la manière dont une suite d’outils numériques peut rationaliser les processus. Alors que les flux de travail numériques amplifient la connectivité de l’équipe et promeuvent une vision unifiée des objectifs, les communications unifiées aident à aligner le dialogue d’équipe en éliminant le besoin de plusieurs canaux.
De même, les canaux de discussion comme Slack, qui sont connus pour leur capacité à s’intégrer à un certain nombre d’autres outils commerciaux numériques, sont un autre outil que les entreprises devraient équiper pour rationaliser leurs flux de travail numériques. Les e-mails prennent du temps et ne facilitent pas facilement les conversations entre plus de deux personnes. Les chats, d’autre part, permettent à chaque membre de l’équipe impliqué dans un flux de travail de collaborer et de se mettre à jour rapidement, de l’envoi d’alertes de bogue au partage de documents et de captures d’écran. Ces types d’outils de communication garantissent que vous disposez à la fois des ressources et de la feuille de route nécessaires pour terminer la part de projet qui vous a été attribuée.

Étape 4: Optimiser, automatiser et étendre
Il est maintenant temps pour la partie passionnante: rendre votre flux de travail numérique plus rapide – et faire plus de travail pour vous – que ses performances actuelles. Au cours de cette dernière étape, il y a de fortes chances que vous puissiez simplifier les étapes de votre flux de travail ou en éliminer complètement en apprenant à tirer le meilleur parti de la technologie d’automatisation. Il est préférable de commencer le processus d’automatisation avec les aspects de votre flux de travail qui sont les plus répétitifs et reproductibles, car ils nécessiteront moins de compétences techniques pour commencer.
Après l’automatisation, vous devez examiner comment les responsabilités individuelles ont changé ou changé et définir de nouvelles attentes qui correspondent mieux à votre nouveau système numérique. Même après la mise en œuvre réussie de votre flux de travail numérique, vous souhaiterez peut-être continuer à surveiller son succès pour rendre compte à votre équipe de direction et trouver de nouvelles façons d’améliorer le processus. Une fois que vous aurez compris le processus de numérisation de vos flux de travail, il vous sera beaucoup plus facile de continuer à étendre cet outil à d’autres services et domaines de votre entreprise.

 

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Author: admin

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